Выездная регистрация. Чек-лист по организации.

Выездная регистрация очень трогательный, волнительный и запоминающийся момент. Она, безусловно, вызовет бурю эмоций от улыбки и восхищения, до слез радости и счастья. С выездной регистрации обычно начинается свадебное мероприятие. Это и первое появление жениха с невестой перед гостями, и долгожданный момент создания семьи, и напутствия от родителей. Поэтому подготовка к нему идет особенно тщательно. Чтобы учесть все детали и ничего не упустить, сохраняйте план по организации выездной регистрации:

СОСТАВИТЬ ПЛАН ВЫЕЗДНОЙ РЕГИСТРАЦИИ

• Как вы будете выходить: вместе или поочередно, с папой или без. Может это будет какое то особенное появление, например, на яхте, на лошади или мотоцикле?
• Будут ли принимать участие подружки невесты и друзья жениха? Какая будет у них роль?
• Будут ли задействованы дети? Дети могут разбрасывать лепесточки перед невестой, выносить колечки или специальные таблички с надписями. Это всегда очень мило.
• Кто будет выносить кольца? Это можно доверить помощнице или деткам, а можно просто поставить подушечку с кольцами на столик для регистрации.
• Финал церемонии. Посыпание лепестками? Запуск в небо шаров? Церемония с караваем также уместна сразу после окончания выездной регистрации. Родители первыми подходят к молодоженам для поздравлений, говорят напутственные слова и благословляют на долгую и счастливую жизнь с караваем.

ПОДОБРАТЬ МУЗЫКУ.
Музыкальное сопровождение необходимо на момент сбора гостей и фуршете, для выхода молодоженов, самой регистрации и поздравлений и фотосессии после церемонии. Подготовленный плей-лист очень упростит эту задачу.

ОФОРМЛЕНИЕ И ДЕКОР.
Найти декоратора, обсудить общую стилистику и согласовать детали. Уточнить кто, когда, во сколько приезжает на площадку для украшения вашей регистрации. Узнайте про время демонтажа, чтобы у вас было достаточно времени на фотосессию после регистрации и во время банкета.

ПОДГОТОВИТЬ АКСЕССУАРЫ

• Стулья для гостей. Не обязательно рассаживать всех гостей, но ближайших родственников и пожилых бабушек и дедушек все-таки посадить на стульчики. Достаточно 12-16 стульев.
• Столик для регистрации. Понадобится при условии, что вы будете ставить подписи в свидетельстве. Если вы планировали пропустить этот момент, то столик может совсем не понадобиться.
• Папка для свидетельства. Красивая папочка, которая в будущем поможет сохранить ваше свидетельство в целости и сохранности и будет напоминать об этом счастливом моменте создания вашей семьи.
• Свидетельство. Это не свидетельство из ЗАГСА. Вы готовите свой бланк, в который можете добавить нужные слова, клятвы или обязательства предстоящей семейной жизни.
• Красивая ручка для подписей. Очень удобно, когда ручка идет с подставкой.
• Подушечка для колец. Тут выбирайте на свой вкус. Это может быть деревянная шкатулка, цветочная композиция или мягкая подушечка. Обязательно проследите, чтобы было надежное крепление для колечек.
• Лепестки для посыпания после и во время церемонии. Часто раздаются гостям в кулечках.

ПРИГЛАСИТЬ РЕГИСТРАТОРА.
Согласовать с ним текст, время начала, дресс-код в стилистике мероприятия.

НАЙТИ ДИДЖЕЯ С ОБОРУДОВАНИЕМ для музыкального сопровождения вашей регистрации.
А если ты всё еще сомневаешься, проводить выездную регистрацию или нет, заглядывай в другую нашу статью Выездная регистрация: Дань моде или трогательная традиция? Там ты найдешь подробный ответ.

Выездная регистрация: Дань моде или трогательная традиция?

Выездной регистрацией на свадьбе уже никого не удивишь в настоящее время. Данная традиция пришла к нам из Европы и очень полюбилась молодоженам во всех уголках нашей страны. Не смотря на это, остается много сомнений и вопросов. Стоит ли проводить? Дорого ли это? Нужно ли это? Особенно у людей более старшего возраста. Если вы так же испытываете некоторые переживания по этому поводу, попробуем всё разъяснить.
Зачем проводить выездную регистрацию, если есть торжественная церемония в ЗАГСе?

Раскрою вам один секрет. Торжественная регистрация в ЗАГСе – это тоже выездная регистрация. Потому что за 10 минут до этого, все документы были оформлены и войдя в торжественный зал, вы уже муж и жена!
Только стоит ли оно того? Заученный и заезженный текст регистратора, стены госучреждения, часто не самого лучшего качества, сомнительное музыкальное сопровождение, не всегда пускают желаемое количество гостей и еще много НО.

Это не по-настоящему?!

Возвращаемся к пункту номер один! То что происходит в торжественном зале отдела ЗАГС – является выездной регистрацией сомнительного качества. А теперь давайте пройдемся по пунктам, чем же так привлекает выездная регистрация миллионы пар по всему миру:
Выездную регистрацию вы можете провести в любом понравившемся месте с видом на лес, озеро, море или любое другое.
Оформить выездную регистрацию в стиле свадьбы, она может стать основным местом фотосъемки вашей большой семьи, пригласить столько гостей, сколько посчитаете нужным, заранее составите ваш индивидуальный сценарий.

Например, вы всегда мечтали, что вас под ручку выведет к алтарю папа или маленькие детки в нарядах ангелочков устелют перед вами дорожку лепестками или этот торжественный момент украсят мимы или неподражаемое звучание скрипки? А может быть, вы появитесь на байке или на яхте перед гостями? Возможно всё!

Текст выездной регистрации будет только про вас, про вашу историю любви и знакомства, обмен клятвами, обещаниями или письмами точно станет одним из самых трогательных эпизодов всего дня. Выездная регистрация может положить начало семейным традициям – посадить совместно дерево, провести песочную церемонию или отправить письма друг другу в будущее.

Миф. Это дорого?!

Проведение выездной регистрации требует некоторой подготовки и затрат на подготовку и оформление.
При этом сразу появляется несколько пунктов, на которых вы явно сэкономите.
Так как обычно регистрация проводится на той же площадке, где будет проходить банкет, вы сокращаете расходы на трансфер гостей от ЗАГСа до ресторана. Гости сразу приезжают в назначенное место и время.
Не требуется организовывать дополнительное питание приглашенных, как при катании по городу.
Вы сокращаете расходы на фотографа и видеографа, так как не оплачиваете время необходимое на переезды от места к месту.
Узнайте на выбранной площадке условия проведения такой регистрации. 

Например, площадка под выездную регистрацию в загородном клубе «Айвенго» предоставляется бесплатно при банкете от 30 человек. Без оплаты также вас обеспечат стульчиками до 25 штук. При этом место для торжественной регистрации вы выбираете самостоятельно из 6 имеющихся вариантов.

Узнать подробности о проведении свадебного банкета с выездной регистрацией в загородном клубе «Айвенго» можно по телефону: 8 (495)-598-57-27 - отдел организации мероприятий.

Отличного дня!

Как составить меню на банкет?

Этот вопрос часто ставит в тупик даже завсегдатаев ресторанов. Сколько нужно порций, чтобы всем хватило, гости остались сыты и довольны, еды на столе было много, при этом не переплачивать за излишки?!

Кстати, меню ресторанов Айвенго и Казачок в нашем клубе отличаются. Выбирать вам – сделать акцент на европейской или украинской кухне, с ее неповторимым колоритом. Меню всегда можно скачать на нашем сайте или сделать заброс в отдел бронирования мероприятий по телефону +7 (495) 598-57-27.

Вам вышлют пример меню составленный на 10 человек на разную сумму или подготовят меню по индивидуальным пожеланиям.

Из чего состоит Банкетное меню?

Закуски
Салаты
Горячие закуски
Горячие блюда
Напитки

Когда вы приходите на банкет, на столе, как правило, уже стоят закуски и салаты, за исключением горячих салатов, которые подаются сразу после посадки гостей.

Важно! Рекомендуемая подача салатов так называемая «в стол», в общих блюдах. Порционная подача занимает гораздо больше времени, и так гость сможет попробовать всего 1 салат. При подаче в общих блюдах у гостей всегда есть выбор! Этот совет относится и к подаче основного горячего, но об этом чуть позже.

Закуски.
Достаточно выбрать 8-10 позиций. У вас и стол будет заставлен блюдами, и у гостей будет выбор, и без перебора, когда всего по чуть-чуть. Опирайтесь на свой вкус и предпочтения в еде. Подумайте, какие напитки будут предложены гостям. Закуски могут быть разнообразными: сытными, легкими, солеными и сладкими.
Маслины и оливки перестали быть обязательным атрибутом праздничного стола. Их стоит заказывать, если вы большие любители данной закуски. Лимон также по необходимости. Не забудьте сообщить в ресторан о необходимости достаточного количества льда на мероприятии, если у вас предусмотрены напитки предполагающие охлаждение. Ну и, конечно, хлеб, булочки или пирожки, всегда остаются главой стола.

Салаты.
Их достаточно 3-4 вида. Сытный, легкий, с мясом, с рыбой или морепродуктами. И у вас получится полноценный набор на выбор гостям. Каждый точно найдет, что придется ему по вкусу. Помните о гостях на специальном питании, они вам будут очень благодарны.

Горячие закуски.
Как правило, подаются через час после посадки за стол. Гости еще не достаточно проголодались для основного горячего, но закусывать горячительные напитки пора чем то «посерьезнее». В качестве Горячей закуски, как правило, выбирают жульен. Он может быть грибной, куриный, или курица с грибами. А также подаваться в валоване (хлебной булочке) или кокотнице (специальной железной посуде, в которой он и запекается). Помимо жульена ресторан «Айвенго» предлагает своим гостям запечённые баклажаны, крокеты с сыром «Камабер», жареные креветки и любимую закуску наших гостей – Мидии киви, запеченные с сыром, зеленью и чесноком.
Ресторан «Казачок» радует посетителей вкуснейшими и ароматными дерунами с начинками или без, но обязательно со сметаной.
Горячих закусок достаточно одного, максимум двух видов.

Основное горячее.
Подается примерно через час-полтора после горячей закуски. Это, как правило, всеми любимые блюда, приготовленные на мангале. Шашлыки и люля-кебаб, семга, креветки и овощи гриль. Обычно мяса выбирают чуть больше чем рыбы. На гарнир подаются ароматные картофельные дольки или картофель, запечённый с чесноком и розмарином.

Осталось определиться с напитками.
Мы варим ягодные морсы и готовим разнообразные лимонады. При этом все напитки (алкогольные и безалкогольные) вы можете привезти с собой без пробкового сбора.

Вот и все, меню составлено! И самый важный вопрос. Вам не придется рассчитывать количество порций, грамм и тарелок, этим как раз и займутся заботливые администраторы Загородного клуба «Айвенго».

Какое мероприятие вы бы не планировали: свадьбу, корпоратив, выпускной или юбилей Загородный клуб «Айвенго» всегда порадует вкуснейшими блюдами и высоким сервисом обслуживания.

После проведения мониторинга загородных площадок, когда вы все понравившиеся и подходящие клубы обзвонили, выяснили основные минимальные затраты на свадьбу, выбираете 3-5 площадок, которые нужно съездить посмотреть и уже на месте выяснить у менеджера все остальные нюансы:

- Какую мебель бесплатно предоставляет площадка? Нужно ли оплачивать дополнительную мебель, например, стол под домашний очаг, фуршетный стол, стол под подарки?

- Входят ли в стоимость банкета скатерти, тканевые салфетки, чехлы на стулья?

- Какая посуда, приборы и бокалы используются на банкете и есть ли возможность привезти свои, если будет необходимость и желание.

- Можно ли на территории клуба запускать феерверк или устроить фаер-шоу, можно ли использовать бенгальские огни?

- Можно ли привезти свой торт или обязательно заказывать торт только у кондитера, работающего в данном клубе? Если все-таки торт хотите привезти свой, какую сумму нужно оплатить за привоз своего торта?

- Можно ли использовать своих подрядчиков (декоратор, ведущий, фотограф, видеограф, кондитер) или каких-то специалистов нужно обязательно заказать в загородном клубе?

- Есть ли на территории загородного клуба специальная лужайка (площадка) для регистрации и сколько она стоит ее аренда?
- Время заезда в номера и время выезда – нужно для того, чтобы спланировать день свадьбы.

- Какова продолжительность банкета без дополнительной оплаты и во сколько закрывается ресторан?

- Наличие парковки и условия ее использования. Бывает парковка платная, ограниченная или требуются пропуска для въезда на территорию.

- Условия монтажа и демонтажа декора. В какое время это нужно сделать? Оплачивается или нет дополнительное время, которое затрачивается на украшение зала?

- При наличии мероприятий на улице (фуршет, регистрация) какой запасной вариант на случай плохой погоды может предоставить площадка, будет это платно или бесплатно?

- Возможность предварительной дегустации основных блюд. Если такая возможность есть, то это не будет лишним, так как вкусная еда – это не маловажный фактор удачной свадьбы. Если банкет будет проходить в ресторане, который работает по меню а-ля-карт в дни, когда не закрыт под банкет, то можно посетить ресторан без предупреждения менеджера. Так можно более объективно оценить работу поваров.
После экскурсии по загородному клубу, обязательно попросите менеджера отправить вам предварительный расчет вашей свадьбы для дальнейшего сравнения.

При встрече, обратите внимание на следующие мелочи:

- на пунктуальность и профессионализм менеджера, с ним вам предстоит пройти длительный путь подготовки к важному событию в вашей жизни;
- посмотрите туалетные комнаты - это скрытый, но важный показатель уровня любого заведения;

- соответствуют ли фото на сайте реальной картине, которую вы видите;

- просто погуляйте по территории без сопровождающего менеджера, почувствуйте общую атмосферу клуба.

Рекомендуем посетить в южном Подмосковье прекрасную площадку для проведения свадьбы с отличными условиями – это Загородный клуб «Айвенго». Он находится в 18-ти км от МКАД близ города Подольска в лесной зоне. Общая площадь охраняемой территории 18 гектаров (без учета нового парка).

Клуб очень удобно расположен, находится недалеко от города, имеет 10 банкетных площадок различного интерьерного дизайна и вместимостью от 8 до 500 человек.

Минимальный чек на одну персону от 2800 руб. Можно привезти свои алкогольные и безалкогольные напитки и торт. Есть несколько площадок для проведения выездной регистрации – это и поляны, и лесная зона, и специальная площадка на фоне стены замка.
И конечно, подарки от клуба при проведении свадьбы для всех молодоженов – это каравай и лужайка для регистрации (при банкете от 30 человек), номер малый люкс для молодоженов (при заказе банкета от 45 человек)!

Загородный клуб «Айвенго» является мультиформатным комплексом и очень популярен для проведения свадебных мероприятий!

Опытные менеджеры отдела продаж Загородного клуба «Айвенго» помогут воплотить вашу мечту в жизнь! 

Телефоны для связи: 8-495-598-57-27, 8-967-095-66-44, 8-906-092-38-07.

Итак, Вы решили делать свадьбу за городом. С чего начать?

Как правильно выбрать загородный клуб или отель, подходящий именно Вам? Как избежать неожиданных неприятных сюрпризов во время подготовки и на самом мероприятии?

Разберем пошагово этот вопрос.

Инфраструктура Загородных клубов или отелей включает в себя гостиницу (коттеджи), рестораны, различные зоны развлечений и собственную территорию.

Для сбора информации нужно сначала определиться со следующими параметрами:

- количество гостей. Конечно, оно может измениться в дальнейшем и будет уточняться ближе к дате свадьбы, но нужно обязательно посчитать среднее значение для выбора зала. Для себя также нужно понимать минимально и максимально возможное количество гостей, так как зал должен позволить комфортно разместить всех гостей, будет их больше или меньше.

- стиль свадьбы, хотя бы примерно нужно представлять чего вы хотите;

- обязательно ли наличие водоема (озеро, пруд, река);

- сколько времени вы готовы потратить на дорогу до загородной площадки.

С главными вопросами определились, можно отправляться в безграничные просторы Интернета для поиска подходящего клуба. Также никто не отменял «сарафанное радио», поинтересуйтесь у знакомых, родственников или коллег, возможно, вам посоветуют уже проверенные варианты. Очень облегчает поиски обращение в свадебное агентство, там вам предоставят на выбор уже несколько подходящих отелей с условиями проведения мероприятия, вам нужно будет только проехать посмотреть предложенные площадки и выбрать, то, что нравится.

При самостоятельном поиске, нужно просмотреть все сайты загородных отелей и клубов, внимательно их изучить, посмотреть фотографии и выписать контакты только тех, которые соответствуют вашим первоначальным требованиям и, конечно же, больше всего понравятся.

Перед обзвоном площадок, для наглядности и удобства лучше всего нарисовать небольшую табличку в любой электронной таблице, например, Excel или нарисовать на бумаге и вносить все данные в нее. Далее рассмотрим, из каких параметров может состоять таблица.

Основные вопросы, которые нужно спросить у менеджера отдела продаж загородного отеля или клуба при первом звонке и внести эти данные в подготовленную таблицу или просто записать для дальнейшего анализа:

- Если дата свадьбы уже выбрана и не подлежит изменению, то нужно уточнить есть ли свободные залы на ваше количество гостей и на нужную вам дату. Лучше, конечно, сначала выбрать зал для банкета, убедиться, что он свободен, поставить его на предварительную бронь, после этого назначать дату свадьбы. Так вы избежите разочарования, если понравившийся зал уже занят на вашу дату.
- Какой минимальный чек на 1 человека при проведении свадебного банкета? И какой процент берется за обслуживание? Как правило, обслуживание составляет 10% от суммы заказа по меню.
- Есть ли аренда зала? Если есть, то, сколько стоит его аренда?
- Условия привоза своего алкоголя. Можно ли привозить свои алкогольные напитки бесплатно или нужно для этого оплатить пробковый сбор? Возможно, что в ресторане запрещено использование своих напитков и продуктов.
- Какие бонусы предоставляются на свадьбу? Это может быть номер в подарок, каравай, лужайка для регистрации, скидка на проживание для гостей, украшение номера для молодых и т.д.
- Попросить менеджера отправить вам пример меню на минимальную сумму и полное банкетное меню, чтобы понять сможете ли вы уложиться в минимальный чек или реальная сумма чека будет намного больше заявленной.
- Какие штрафные санкции при отмене или частичной отмене мероприятия?
- Какая нужна предоплата для брони зала? Заключается ли договор?
- Сколько будет стоить проживание гостей? Сколько человек можно максимально разместить в гостинице?

На основании этих данных сужаем круг до 3-5 площадок, которые нужно съездить посмотреть и уже на месте выяснить у менеджера все остальные нюансы. Продолжение читайте в статье "Как выбрать загородную площадку? Часть 2"