Сегодня можно найти великое множество предложений по аренде зала для проведения конференции, тренингов, семинаров и прочих мероприятий. Кто только не предлагает снять помещение, библиотеки, бизнес-центры, банки, отели и т.д. Однако сделать правильный выбор не так уж и просто, поскольку в наше время существует масса недобросовестных арендодателей, которые не выполняют условия договора.
Поэтому прежде чем заказать аренду зала для конференции, тренинга или семинара, нужно учесть нескольких правил:
Не стоит иметь дело с организациями, не внушающими доверия. Обращайтесь только к проверенным владельцам, которые заслужили безупречную репутацию и не подводили заказчиков.
Берите во внимание формат мероприятия при выборе помещения. Например, для проведения тренинга отлично подойдет креативное пространство в конференц-зале отеля. Для деловых встреч лучше всего подбирать респектабельные аудитории в бизнес-центрах или банках. Проведение конференций с большим количеством участников требует огромной аудитории, которые есть в библиотеках, учебных заведениях.
Учитывайте месторасположение. Гости не должны столкнуться с проблемой транспортной недоступности. Если на мероприятии планируется присутствие участников из других областей, городов и стран, обязательно нужно заказать трансферные услуги такси.
Перед заказом интересуйтесь уровнем технической оснащенности. При осмотре конференц-зала проверьте наличие аудио/видео аппаратуры, флипчарта, микрофона, трибуны и других видов оборудования для проведения подобных мероприятий.
Комфорт для гостей также немаловажный фактор. В помещении должно быть соответствующее электрическое и дневное освещение, а также система кондиционирования, обеспечивающая оптимальный микроклимат в любой сезон.
Кроме этого, в аренду зала для семинаров, конференций и тренингов входят дополнительные услуги: организация кофе-брейков с легкими перекусами. Иногда мероприятия длятся больше 1-2 дней, в таких случаях гостей располагают в комфортных гостиничных номерах. Заблаговременно проследите за тем, чтобы качество дополнительных услуг вас не разочаровало.
Еще одно важное правило — будьте готовы к непредвиденным ситуациям, подготовьте на всякий случай запасной вариант. Если вас все устроит, лучше внести предоплату, чтобы в последний момент не оказалось, что помещение будет занято.
На сегодняшний день самым востребованным вариантом является аренда конференц-зала в подмосковных комплексах, где радует сервис высокого уровня. Во-первых, в свободное время гости могут наслаждаться живописными местами. Во-вторых, персонал загородного отеля обеспечивает участникам вкусное питание и полноценный отдых. Кроме того, после окончания делового мероприятия можно устроить вечеринку с любыми развлечениями.
В загородном клубе «Айвенго» есть возможность проводить тренинги, масштабные конференции или семинары в комфортных, оснащенных залах, которые рассчитаны на любое количество гостей (от 15 до 700 человек). При этом персонал обеспечивает безупречный сервис с трехразовым питанием, кофе-брейками и закусочными столами.
