Любое мероприятие может пройти только с двумя оценками качества: хорошо или плохо. И если для последнего совершенно не нужно стараться, но чтобы повысить уровень важной встречи необходимо учитывать многие факторы. Встреча пройдет успешно, если обратить внимание на подготовку и атмосферу мероприятия.
Не так сложно найти место для важной встречи или совещания. Однако зачастую оформление помещения и наличие технических приборов остается на усмотрение самого арендатора. А тратить на это время, как правило, не представляется возможным.
Перед началом конференции необходимо определиться с рамками ее проведения. Учитывайте это, чтобы гости могли знать примерное окончание. Как правило, такие мероприятия проходят во второй половине дня, в будни или выходные. Часы проведения согласовываются между всеми участниками.
Не забудьте включить в программу саму подачу информации и время на перерыв, фуршет, кофе-брейк и иные важные нюансы. Зал должен быть оформлен в выдержанном стиле, без отвлекающих внимание деталей. Вычурность и броскость на таком мероприятии недопустима. Одежда участников конференции так же должна соответствовать дресс коду. В то же время гостям будет приятнее находиться в хорошо освященном помещении с наличием мягких кресел. Хорошая мебель – залог того, что гости останутся до конца.
Для удобства восприятия информации не стоит ограничиваться только устной формой обращения. Это особенно важно, если от гостей ожидаются дискуссии и споры с предоставлением доказательственных данных.
Каждый участник конференции имеет право на выражение собственного мнения или обращение внимания на волнующие вопросы. Совещательный момент очень важен, поскольку напрямую влияет на результат мероприятия. Не игнорируйте стремление участников к обсуждению – это создаст благоприятную атмосферу.
Легкость мероприятия обеспечат неизменные атрибуты для любой конференции: экран, доска, проектор и микрофон. На каждой стадии подачи информации необходимо позаботиться об удобстве ее восприятия. Гостям будет приятно наличие прохладительных напитков и возможности для свободного времени.
Даже если происходят незапланированные ситуации – нужно четко следовать плану. Иначе результат конференции может быть не очень хорошим.
Непринужденность атмосферы придадут уют и загородное расположение залов, в которых есть проектор, экран, телевизор и флипчарт. Именно такие условия предлагает клуб Айвенго.
